Безпека в громаді. Стратегічне планування

Альона Горова,
фасилітаторка і медіаторка із міжнародним досвідом,
експертка з організаційного розвитку,
член правління ГО «Інститут миру і порозуміння» (ІМіП)

Стратегічне планування сфери безпеки в громаді – це процес визначення спільного бачення безпечної громади та шляхів досягнення цього бачення.

Важливо наголосити, що стратегічне планування – це командний процес, тобто такий, що передбачає активне залучення / включення уповноважених представників усіх ключових структур на рівні громади, які, у той чи інший спосіб, дотичні до питань безпеки в громаді. Розуміння важливості внеску кожного учасника забезпечує добровільну та мотивовану включеність у процес стратегічного планування, що, зі свого боку, створює передумову формуванню відповідального ставлення та адекватного розподілу повноважень серед відповідних структур на етапі реалізації стратегії.

Командний процес також означає вибудовування діалогу на рівні громади щодо питань безпеки, що передбачає не тільки налагодження двосторонніх комунікацій між різними учасниками, а й утвердження в громаді діалогового майданчику – як філософії простору включення усіх без винятку груп, прийняття різних точок зору, визнання важливості і здатності кожного, розуміння кожного. Власне, на основі цього діалогового процесу можливим є реальне вироблення та реалізації життєздатних ініціатив, які призводять до системних змін і трансформацій на рівні громади.

Стратегічне планування неможливе без попереднього розуміння ризиків, які існують у сфері безпеки в громаді. Наприклад, для однієї громади питання безпеки міцно пов’язані з нафтопроводом, який перетинає територію громади. Для іншої більш актуальним є сезонний туризм, зокрема гарантія безпеки відпочиваючим і місцевому населенню. Зрозуміло, що і бачення безпеки в громаді, і шляхи її досягнення будуть різнитися для цих громад. Отож, наявні ризики в сфері безпеки в громаді та їхнє розуміння є важливою передумовою якісного стратегічного планування та подальшої реалізації стратегії. Вироблення плану попередження ризиків у сфері безпеки – це змістовна складова стратегії.

Громада, яка має достатньо підготовлених фахівців, технічне оснащення та досвід роботи з ініціативами в сфері попередження небезпек, очевидно, суттєво відрізняється від громади, яка таких ресурсів (або потенціалу) не має. Це означає, що процес стратегічного планування у сфері безпеки має враховувати не тільки безпекову ситуацію, а й потенціал громади виробити та реалізувати таку стратегію. Таким чином, стратегічному плануванню має передувати не тільки аналіз ризиків, а й аналіз потенціалу громади у сфері безпеки. Врахування сильних та слабких сторін громади у процесі стратегічного планування дасть змогу розробити реалістичний та життєздатний план формування безпеки в громаді.

Отож, якісний процес стратегічного планування у сфері безпеки в громад передбачає створення діалогового майданчику, що забезпечить мотивоване включення в процес представників відповідних структур, для вироблення стратегії формування безпеки в громаді з урахуванням наявних ризиків та потенціалу в громаді.

Пропонуємо вам скористатись інструментом «Стратегічне планування з безпеки в громаді» для вироблення Стратегії з безпеки у вашій громаді.

Роботу варто почати із оформлення титульної сторінки вашого стратегічного плану.

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Передумови

Інструкція: Цей розділ може бути найдовшим у вашому плані. Він має містити інформацію, яка дасть змогу окреслити усі основні факти пов’язані з безпекою у вашій громаді. Нижче наведені питання для заповнення цього розділу:

Соціально-демографічні дані. Структура.
Структури та агенції дотичні до сфері безпеки, які існують у громаді.
Ключові ризики у сфері безпеки (за результатами визначення ризиків).
Основні характеристики потенціалу громади у сфері безпеки (за результатами аналізу потенціалу громади)

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Візія / Бачення

Інструкція: Ця частина документу про дійсно великі мрії! Уявіть собі, що ваша громада була дуже успішною, з необмеженими ресурсами й без будь-яких бар’єрів. Як би виглядала ваша громада з огляду на безпеку?

Гарне бачення надихає, зосереджується на служінні світу й дуже амбіційне. Часто – це ідеальний результат, і він значно більший, ніж ви або ваша команда можете досягти самостійно. Спробуйте уявити, що ваша команда може задовольнити потреби кожного члена вашої громади. Зробіть знімок, яким буде світ, якби ви могли це зробити (у 3–5 пропозиціях).

Контрольний список для формулювання візії:

Це вас наснажує?
Чи формулювання розповідає світу про добро, яке ви хочете зробити?
Це більше, ніж ви? (Інакше кажучи, це більше, ніж те, що ви можете зробити самостійно?)
Це просто?
Чи зрозуміло?
Це про те, що ви можете дати? (не про те, що ви отримаєте)
ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Унікальність

Інструкція: Цей розділ описує особливості та характеристики громади, які дають їй змогу гідно конкурувати та віднайти «власну нішу». Для формулювання власної унікальності пропонується дати відповідь на три питання:

У чому ми номер один (Що ми робимо краще за інших)?
Що є нашим економічним двигуном (Яка діяльність, продукти, послуги, напрями… приносять ресурси в громаду?)
Що приносить нам задоволення (Що мотивує команду працювати?)

До кожного питання необхідно скласти перелік з 5–7 пунктів, після цього варто погодити перелік з 3–5 пунктів, які, власне, і описуватимуть унікальність організації у тому, яке саме благо вона привноситиме в громаду й світ. Унікальність – це не самореклама, це переваги громади, які дають можливість обрати фокус та перейти від візії до місії.

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Місія

Інструкція: Люди часто плутають візію, або бачення, та місію, але вони служать різним функціям. Візія фіксує, як ви хочете змінити світ. Місія полягає у цілі громади.

Наприклад:

Бачення – світ, у якому кожна людина живе і працює на свій повний потенціал. (Результат ваших добрих справ, а, можливо, і роботи інших подібних організацій).

Місія – допомогти людям виявити свій кар’єрний потенціал та підтримувати їх у розвитку, щоби вивести цей потенціал у світ. (Ваша роль у забезпеченні бачення. Що ви будете робити, щоби допомогти досягти цієї зміни у світі.)

Описуйте в місії, «як саме ви служите людям», і яка ваша роль у досягненні бачення.

Контрольний список для формулювання місії:

Чи розповідає формулювання світу про мету громади в сфері безпеки?
Чи воно є зрозумілим і простим?
Чи це допоможе вам зосередити увагу на правильних речах?
Чи добре формулювання місії пов’язано з баченням і пояснює вашу роль у її досягненні?

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Цінності

Інструкція: Цінності мають вирішальне значення! Вони керуватимуть рішеннями та розповідатимуть світу, як ви будете взаємодіяти з тими, для кого ви працюєте. Нижче наведений перелік цінностей, що є загальними. Виберіть до десяти або додайте свої власні й складіть одне-два речення для кожної цінності, щоби розповісти світу, як ви будете послуговуватися цією цінністю у своїй роботі.

Цілісність	Командна робота	Партнерство	Чесність
Комунікативність	Повага	Безпека	Довіра
Орієнтованість на клієнта	Надійність	Різноманітність	Індивідуальність
Креативність	Зростання	Досягнення	Професіоналізм
Підзвітність	Громада	Співпраця	Якість
Прихильність до успіху	Етичність	Законність	Компетентність
Справедливість	Відповідальність	Послідовність	Наснаження
Радість	Прийняття ризику	Ефективність	Баланс
Вірність	Оптимізм	Надійність	Натхнення

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Напрями роботи

Інструкція: Цей розділ описує основні сфери діяльності в сфері безпеки в громаді й ще більше фокусує візію. Робота над формулюванням напрямів також важлива з погляду розуміння кожним членом команди свого «вкладу» в досягненні місії.

Під час формулювання напрямів часто плутають «функціональні» види роботи зі «змістовними».

Функціональні види робіт є обов’язковими для нормального функціонування будь-якої системи, вони забезпечують її діяльність: адміністрування, маркетинг, фінансовий менеджмент, проєктний менеджмент тощо. Функціональні види робіт НЕ є стратегічними напрямами роботи, вони потрібні виключно для того, щоби ґарантувати відмінне функціонування стратегії в цілому. Функціональні напрями пов’язані з потенціалом громади реалізовувати ту чи іншу ініціативу у сфері безпеки.

Змістовні види робіт виходять з унікальності громади, її місії та ризиків у сфері безпеки, фактично, вони ще точніше описують спосіб, у який ваша команда «приноситиме користь / благо суспільству». «Змістовні» види робіт є різними в кожній громаді, і тому їх доречно погоджувати в команді та включати в загальну стратегію.

Контрольний перелік питань:

Які основні послуги чи продукти у сфері безпеки «виготовляє» або прагне «виготовляти» ваша команда?
У чому ваша команда спеціалізується або прагне спеціалізуватися?
Для яких цільових груп?

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

«Чемпіонська справа»

Інструкція: Тепер у вас є важливе послання для світу та вашої громади (ваше бачення, місія та напрями роботи), тому важливо продумати, як про це повідомити інших. Замість того, щоби «рекламувати» свої послуги, подумайте про це як про «справу чемпіона».

Ця частина плану пояснює, як та у який спосіб краще донести своїм користувачам, чим саме ви збираєтесь їм допомогти та яку роль ви гратимете в спільноті. Скористайтеся шаблоном нижче для структурування мислення та розроблення плану, щоби сформулювати ваше повідомлення світу!

МАРКЕТИНГОВИЙ ТА КОМУНІКАЦІЙНИЙ ПЛАН

Наші цільові групи?	Що вони мають почути від нас?	Який найкращий спосіб побудови комунікації з ними?	Коли комунікувати з ними? Як часто?	Як ми дізнаємось, що вони почули наше повідомлення?
Спробуйте розділити вашу аудиторію на групи – користувачі сервісів, лідери спільноти, фінансисти тощо. Може бути кілька груп, різні групи потребують різних повідомлень.	Які в них потреби? Які їхні проблеми ви вирішите? У випадку лідерів громади: що вони потребують почути від нас?	Де вони? Чи вони комунікують он-лайн? Чи особисто? Чи мають вони мережу, заходи чи навчання, які ви можете відвідати, щоби мати можливість поспілкуватися з ними?	Чи ви спілкуватиметесь з ними щодня? Чи відвідуватимете мережеві події щомісяця? Чи організовуватиме бізнес-обіди щоп’ятниці? Чи надсилатимете інформаційні буклети щоквартально?	Якщо це спрацює, як ми дізнаємось, що вони почули про нас? Як виглядатиме успіх?

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Завдання та пріоритети на рік

Інструкція: Тепер, коли ви маєте певну ясність щодо загальної картини, настав час розбити діяльність вашої команди на досяжні кроки. У цьому розділі розробіть 3–5 завдань або пріоритетів, на яких ви можете зосередити увагу цього року, щоби стати ближчими на декілька кроків до бачення. Для формулювання завдань використовуйте критерії SMART:

S – Specific – специфічний

M – Measurable – вимірюваний

A – Achievable – досяжний

R – Realistic – реалістичний

T – Timebound – вимірюваний у часі

Наприклад, формулювання відповідно до SMART:

Розробити два пакети послуг з підтримки одиноких матерів для отримання ними добре оплачуваної роботи, запустити послуги в інтернеті до серпня 2012 року.

Це специфічно (конкретно), тому що розповідає, що ви хочете зробити і для кого. Вказана кількість та кінцевий термін виконання завдання.

Тільки ви можете знати, чи певне завдання є реалістичним та досяжним – тут забагато змінних, щоб вгадати! Використовуйте своє власне розуміння та порівнюйте завдання одне з одним, щоби визначити, чи є вони реалістичними та досяжними. Наприклад, чи реально це завершити протягом літа, якщо ваші ключові співробітники йдуть у відпустку? Не будьте надто амбіційними, але і не спрощуйте!

Контрольний перелік для формулювання завдань і пріоритетів:

Ви сформулювали не більше 3–5 завдань на рік?
Чи відповідають ваші завдання критеріям SMART?
Чи підтримують вони ваше бачення та вписуються в місію?
Ви чітко розумієте, як ваша цінність буде підтримувати вас у досягненні цих завдань?
Чи збалансовано розподілені завдання протягом року? Чи дає змогу таке планування виконати всі інші зобов’язання?
Чи враховані всі завдання у комунікаційному плані?
Чи відчуваєте ви наснагу, щоби побачити результати всіх виконаних завдань за рік?

План розвитку команди

Інструкція: У будь-якій справі важливо брати до уваги команду. Скористайтеся наведеним нижче шаблоном, щоби спланувати процес розвитку команди.

Сфера, що потребує розвитку	Що потрібно зробити	До коли	Вартість (в обидвох значеннях: кошти та час)
Приклад: Дизайн вебсайту, лідерські навички, бухгалтерський облік, написання проєктних пропозицій	Участь у тренінгу, прочитання книжки, проконсультуватися з експертом та скласти перелік рекомендацій	До кінця липня	2 дні; ₴1250

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Далі (і це важливо!), проаналізуйте, як професійний розвиток членів команди допоможе їм краще виконувати свої функції. Як інвестиції часу, енергії та ресурсів допоможуть вам та вашій команді досягти цілей та місії цього року?

Ризики та можливості

Інструкція: Під час планування варто визначати те, «що може піти не за планом» (ризики) протягом року; визначити, як саме ризики відслідковуватимуться, та які коригувальні заходи доцільно вживати. Цей процес має назву управління ризиками.

Так само варто подумати про можливості для громади в сферах безпеки, на які раніше не звертали увагу.

Використовуйте запропонований нижче інструмент, щоби подумати про все, що може піти не так, і спланувати, як з цим справлятися – SWOT-аналіз. Подумайте також про нові можливості для громади та те, як реагувати на такі можливості. SWOT-аналіз є хорошим інструментом для роботи над стратегією.

SWOT-аналіз

Strengths (Сильні сторони) Перерахуйте все, що робить вашу громаду неймовірною! Сильні сторони – це «внутрішні» переваги громади у сфері безпеки. На що ви точно можете покластись у реалізації стратегії з безпеки?	Weaknesses (Слабкі сторони) З огляду на безпеку, що в громаді відбувається не так, як мало б? Чого не вистачає?
Opportunities (Можливості) Перерахуйте всі можливості «зовнішнього середовища», які потенційно можуть посилити громаду в сфері безпеки	Threats (Загрози) Перерахуйте «загрози зовнішнього середовища», що можуть «збити» громаду з руху у напрямку реалізації місії

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Фіксація ризиків

Використайте таблицю нижче для нотування ризиків, ідентифікованих у процесі SWOT-аналізу, а також усіх потенційних ризиків, які можуть трапитися наступного року.

Визначений ризик	Контроль	Відповідальний
Приклад: Скорочення коштів та брак ресурсів з інших джерел для покриття всіх витрат.	Хороші стосунки з урядовцями. Посилення експертизи з написання проєктів. Диверсифікація джерел надходження ресурсів.

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Показники успіху

Інструкція: Усі дії та заходи будуть марними, якщо ви не знаєте, як виміряти користь, що ви отримуєте завдяки їхньому виконанню. У цьому розділі опишіть, як ви будете керувати програмою та стежити за своїм успіхом. Які показники продемонструють, що ваші дії допомагають досягти бачення та місії? Зосередьтеся на тому, які показники ви будете відслідковувати цього року. Можливо, вам знадобиться до 10 таких показників для усієї стратегії, або по 1–2 до кожного завдання.

Наприклад:

Завдання - розробити два пакети послуг з підтримки одиноких матерів для отримання ними добре оплачуваної роботи, запустити послуги в інтернеті до серпня 2012 року.

Показники:

4 фокус-групи з одинокими матерями для розроблення пакетів послуг, розпочаті до 1 серпня 2012 року.

10 слухачок (матерів-одиначок) навчаються кожного місяця з серпня до грудня.

Позитивні відгуки учасниць про те, як навчання допомогло підготуватися до співбесіди.

Кількість учасниць, які отримують роботу до 1 січня 2013 року.

Показники успіху:	Коли відбудеться вимірювання: (намагайтесь робити це протягом року)

ЗАВАНТАЖИТИ ШАБЛОН

Менеджмент стратегії

Інструкція: Зафіксуйте, як часто переглядатиметься стратегічний план, і як прийматимуться рішення про пріоритети та зміни. Важливо, щоби після таких зусиль усієї команди стратегія не припадала пилом десь на полиці. Ваша стратегія буде «ЖИВОЮ», якщо до неї регулярно звертатися, фіксувати показники успіху, переглядати й оновлювати щоквартально.

План роботи

Інструкція: Це найбільш гнучка частина вашого стратегічного плану. План роботи допомагає зосередити увагу, уникнути перевантажень, а також переконатися, що ви рухаєтесь до виконання завдань. Використовуйте шаблон нижче, щоби деталізувати річні завдання та спланувати час їхнього виконання в такий спосіб, щоби ви могли почати вже зараз!

Можливо, виникнуть певні моменти, які потребують прояснення та уточнення – фіксуйте в плані час, коли це буде з’ясовано та що саме ви робитимете для прояснення. Плануйте «перепланування». Як тільки ви знаєте більше, ви можете спланувати більше. Повертайтеся до цього плану роботи принаймні кожні кілька місяців, щоби перевірити прогрес.

Для полегшення роботи пропонуємо Вам розробити план роботи онлайн:

СТВОРИ ПЛАН РОБОТИ ОНЛАЙН

Для зручності пропонуємо Вам завантажити загальний шаблон стратегічного плану,
який Ви зможете самостійно заповнити згідно з потребами Вашої громади:

СТВОРИ ВЛАСНИЙ СТАРТПЛАН